忙しいからこそ優先順位を!時間管理のマトリックスとは? - わたしスタイルLABOわたしスタイルLABO
2019.1.30
忙しい

忙しいからこそ優先順位を!時間管理のマトリックスとは?

こんにちは。

 

 

ウェブが苦手な事業者のための
webメディア戦略コンサルタント
わたしスタイルLABOの滝田です。

 

 

 

実は今年に入ってから
「1日1本ブログを書く」
と決めて、

 

正月休み明けの
1月7日からほぼ毎日書いています。

 

 

 

ただ、

 

スケジュールが詰まっていて
書く時間を捻出できなかったり

 

寄る年波には勝てず
睡魔に襲われ寝落ちしてしまったり(涙)

 

どうしても書けない日も。

 

 

 

同じように
日々の生活や仕事で
たくさんのタスクをこなしながら
過ごしている人は多いと思います。

 

 

 

でも
忙しいのはみな同じ。

 

 

そして、
与えられている時間が
1日24時間というのもみな同じ。

 

 

 

限られた時間の中で
何を優先すべきなのか?

 

 

 

忙しい時ほど
時間を管理する必要がありますよね。

 

 

 

今日のテーマは
「時間管理」についてです。

 

 

忙しい

 

 

 

 

時間管理のマトリックス

 

 

スティーブン・R・コヴィーの
7つの習慣という本があります。

 

 

全世界で3000万部以上
読まれている大ベストセラーなので
ご存知かもしれません。

 

 

 

わたしも
今から約10年前に読みました。

 

 

 

この「7つの習慣」の中で、
第三の習慣「最重要事項を優先する」にある
「時間管理のマトリックス」という図が紹介されています。

 

 

「時間管理のマトリクス」

スクリーンショット 2019-01-30 21.34.35

 

 

スティーブン・R・コヴィーは、仕事を
「重要度」「緊急度」から
下記4つの領域に分けて整理しています。

 

 

第1領域 「必須緊急性も重要性も高い
第2領域 「価値緊急性は低いが重要性は高い
第3領域 「錯覚緊急性は高いが重要性は低い
第4領域 「無駄緊急性も重要性も低い

 

 

 

この中で、スティーブン・R・コヴィーは

 

緊急ではあるが重要ではない仕事=第3領域に
時間を割いているけれども

 

緊急性は低いが重要性は高い仕事=第2領域が
疎かになっている人が多いと指摘しています。

 

 

 

また、ついつい
緊急で重要度も高い仕事=第1領域に追われ

 

長い目でみれば本当に重要なことが
後回しになってはいないでしょうか?

 

 

 

緊急性は低いが重要性は高い仕事
に取り組むためには
時間を確保しなくてはなりません。

 

 

 

そのためには、例えば週の初め、
1週間のスケジュールを立てる時に、

 

「緊急でないけれども重要な仕事」を
強制的に予定として入れてしまう
という方法も。

 

 

 

半ば強引な方法ですが
忙しい人こそ意識して時間を確保しないと、

 

後でやろう…の「後で」や
いつかやろう…の「いつか」は一生来ません。

 

 

 

 

インバスケットとローハンギングフルーツ

 

 

行動を決める判断能力を養うには、
インバスケット」と「ローハンギングフルーツ
という考え方も役に立つかもしれません。

 

 

 

 

インバスケット

 

 

インバスケット」とは
未処理の書類が溜まっている箱。

 

 

 

ビジネスに必要な思考能力を手に入れるための、
トレーニング法の一種で、

 

自分を架空の存在としてイメージし、
いくつかの課題を同時に与え
制限時間内で優先順位をつけて
問題解決方法を見つける訓練をします。

 

 

 

インバスケット思考には4つの特徴があり
1.今の仕事とは全く違う設定でその主人公になり切る
2.制限時間が短い
3.与えられた条件に対し、自分では対応できない設定
4.絶対的な正解はない

判断に至るまでのプロセス」が
評価の対象で、

 

「プロセス」を評価する軸こそが
緊急度」と「重要度」であり、

この2つの軸で優先順位を判断します。

 

 

 

制限時間の中で案件をより早くより正確に
処理することを目指した思考術の訓練です。

 

 

 

 

ローハンギングフルーツ

 

 

ローハンギングフルーツ=Low Hanging Fruit」とは、
木の下の方に実った、手が届きやすい果物のこと。

 

 

 

優先順位のつけ方に迷う場合は、
「ローハンギングフルーツ」を狙う

 

 

 

つまり、
とにかく早く簡単に成果を出せる仕事
難易度が低くて成果が挙がりやすいもの」を
優先的に行うという考え方です。

 

 

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成果を早く出すことができれば、
さらなる成果を目指すこともできます。

 

 

 

まずは早く成果を出すために、
成果に直結する仕事を優先的に行う

 

ということを意識してみてください。

 

 

 

 

時間管理と優先順位まとめ

 

 

 

いかがでしたか?

 

 

 

何から手をつければいいのか
迷った時には、

 

「より早く成果を出せるもの」
考えてすぐに実行する。

 

 

 

その際には、
自分にしかできないことと
人に任せられることを分けて考え、

 

人に任せられることは
外注したりアウトソースするのもありです。

 

 

 

そして、自分は経営者として
「成果を出すための行動」
に集中すること。

 

 

 

今後、優先順位を決める時や
また時間管理が必要な際には、
ぜひ参考にしてみてください。

 

 

 

 

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